Kellosepäntaidon edistämissäätiö sr /Kelloseppäkoulu
Tietosuojaseloste
Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä 25.8.2022
1. Rekisterinpitäjä
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr 1. Rekisterinpitäjä
Y-tunnus 0101304-9
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr
Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin 09 4355770 (vaihde/kanslia)
2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjän edustaja:
Nimi: Rehtori Hanna Harilainen
Osoite: Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr, Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 040 543 9029
Sähköposti: hanna.harilainen@kelloseppakoulu.fi
Rekisterinpitäjän Yhteyshenkilö:
Nimi: Kehitysjohtaja Keijo Honkonen
Osoite: Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr/Kelloseppäkoulu
Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 050 383 2963
Sähköposti: keijo.honkonen@kelloseppakoulu.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Koulusihteeri Eija Karppinen
Osoite: Kelloseppäkoulu, Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 094355770
Sähköposti: kanslia@kelloseppakoulu.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteröityjä tietoja käytetään oppilaitoksen koulutustoiminnan hallinnointiin, opintoihin ilmoittautumiseen, opetuksen toteuttamiseen, raportointiin, tilastointiin, opiskelijoiden opintojen läsnäolon seurantaan, kulunvalvontakorttien hallinnointiin, suoritusmerkintöjen kirjaamiseen, arviointiin, opintojen etenemisen seurantaan, tutkintotodistuksen tekemiseen ja käyttäjien väliseen viestintään. Järjestelmästä saadaan tiedot koulutusten maksuliikenteen hoitamiseen, ammatillisten opiskelijoiden ateriakorvausten maksamiseen ja lainalaitteiden myöntämiseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, koulutuksen järjestäminen.
6. Rekisterin tietosisältö
Opiskelijarekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- opiskelijanumero
- sukunimi, etunimet, kutsumanimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot, alaikäisellä vanhempien yhteystiedot
- äidinkieli
- kansalaisuus
- opiskelun päätoimisuus
- saapumisryhmä ja hallinnollinen ryhmä
- osaamisala ja suoritettava tutkinto tai tutkinnon osa(t)
- sovittu henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma
- ammattitaito- tai osaamistavoitteista poikkeaminen
- läsnäolo tieto
- arvioitu opiskeluaika
- tieto siitä, saako opiskelijan tietoja käyttää oppilaitoksen julkaisuissa
- tiedot läsnä- ja poissaoloista
- erityisen tai vaativan erityisen tuen tarve
- ohjaus- ja tukitoimenpiteet, yhteydenottotietoineen
- opiskeluvalmiuksien tukeminen
- kurinpitotoimenpiteet
- urasuunnitelmat
- historiatieto läsnäolosta (manuaalinen päiväkirja)
Opintosuoritusrekisterin tietosisältö:
- tutkinto ja -nimike
- tutkinnon laajuus
- suunnitellut ja suoritetut tutkinnot, tutkinnon osat, tutkinnon osien osat
- suoritetut osaamispisteet
- suunnitelmat työpaikalla järjestettävän koulutuksen jaksoiksi nimettyine vastuullisine työpaikkaohjaajineen ja opettajineen
- suoritettujen opintojen ja näyttöjen sijoittuminen, arvioinnit, päivämäärät ja arvioijien nimet
- osaamisen arvioinnin mukauttaminen
- osaamisen tunnustamiseen johtaneiden opintojen suorituspaikat, arvioinnit ja osaamisen tunnustamisen tehneiden henkilöiden nimet
Opetussuunnittelurekisteri sisältää 1.1.2018 alkaen opiskelijoiden henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman mukaiset opinnot.
Osarekisterissä / erillisissä tiedostoissa:
Lukuvuosittain oppilaitoksessa opiskelleiden kuvat ja/tai nimet esitellään vuotuisessa vuosikertomuksessa.
Erillistiedostoina ovat opiskelijalle päätettyjen kurinpitotoimiin liittyvien kokousten pöytäkirjat ja päätökset.
Erillistiedostoina ovat myös muut, henkilöluettelot, mm. ruokarahojen maksamiseen, kulunvalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmään, oppimisprojekteihin, opintomatkoihin, tapahtumiin, kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin osallistuvista.
7. Tietolähteet
Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään hakemisen/ilmoittautumisen yhteydessä.
8. Tietojen siirto tai luovuttaminen
Henkilötietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle, pois lukien opetukseen liittyviä kansallisia tietokantoja, opiskelun ja opinto-ohjauksen ammattilaisille sekä perintäasioissa.
Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä ulkopuolista henkilötietojen käsittelijää.
9. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen / Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan oppilaitoksen sisäiseen käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja hakemusten vastaanottajat) käyttöoikeudet.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on se myönnetty.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain It-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa. Paperiset asiakirjat säilytetään ja suojataan niin, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä.
Oppilaitoksen palveluksessa olevilla on vaitiolovelvollisuus.
11. Tietojen säilytysaika
Oppilaitos säilyttää opiskelijoiden henkilötietoja sen ajan, jota kulloinenkin laki ja asetukset vaativat.
12. Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oppilaitoksen tietosuojavastaavalle.
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään valituksi tulemisen yhteydessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa oikaisemiseen.
13. Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen. Oikeutta henkilötietojen poistamiseen ei sovelleta, jos tietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, jos oikeus tietojen poistamiseen estää tai suuresti vaikeuttaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröity voi kieltää henkilötietojensa luovutuksen oppilaitoksen vuotuiseen vuosikertomukseen.
Tietosuojaseloste on nähtävillä osoitteessa https://www.kelloseppakoulu.fi/ .
ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Kellosepäntaidon edistämissäätiö sr /Kelloseppäkoulu
Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä 3.1.2023
1. Rekisterinpitäjä
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr
Y-tunnus 0101304-9
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr
Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin 09 4355770 (vaihde/kanslia)
2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjän edustaja:
Nimi: Rehtori Hanna Harilainen
Osoite: Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr, Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 040 543 9029
Sähköposti: hanna.harilainen@kelloseppakoulu.fi
Rekisterinpitäjän Yhteyshenkilö:
Nimi: Kehitysjohtaja Keijo Honkonen
Osoite: Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr/Kelloseppäkoulu
Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 050 383 2963
Sähköposti: keijo.honkonen@kelloseppakoulu.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Koulusihteeri Eija Karppinen
Osoite: Kelloseppäkoulu, Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 094355770
Sähköposti: kanslia@kelloseppakoulu.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle perustuu henkilön omaan suostumukseen.
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr:n asiakas- ja markkinointirekisterinpidon perusteena on asiakassuhteen ylläpito ja yhteydenpito asiakkaisiin sekä Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr:n kurssien, tuotteiden ja palveluiden markkinointi. Asiakassuhde perustuu aina sopimukseen. Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr kerää henkilötietolain puitteissa asiakastietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Asiakassuhteen hoito, ylläpito ja yhteydenpito asiakkaisiin
- Markkinointi eri kohderyhmille
- Asiakaspalautteen käsittely
- Asiakastyytyväisyyden mittaaminen ja palvelun kehittäminen
- Tilastointi
- Kelloseppäkoulun toteuttamat tutkimukset ja kyselyt
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, koulutuksen järjestäminen.
6. Rekisterin tietosisältö
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr:n asiakas- ja markkinointirekisteri saattaa sisältää seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- syntymäaika
- kieli
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- organisaation nimi, osasto, osoite ja y-tunnus
- laskutustiedot
- www-sivustojen osoitteet
- tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
- asiakaspalautteet ja yhteydenotot
- muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
- markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. kilpailuihin, kursseihin ja tapahtumiin osallistuminen)
7. Tietolähteet
Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr:iin.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista vastaavista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan saada myös kolmannelta osapuolelta, joka ilmoittaa henkilön tarjoamaamme palveluun osallistuvaksi.
8. Tietojen siirto tai luovuttaminen
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta organisaation ulkopuolisille tahoille.
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi markkinoinnin toteuttamista varten tai perintätapauksessa. Tällöin Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr sitoutuu huolehtimaan siitä, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.
9. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen / Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan oppilaitoksen sisäiseen käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja hakemusten vastaanottajat) käyttöoikeudet.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on se myönnetty.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain Ithenkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa. Paperiset asiakirjat säilytetään ja suojataan niin, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä.
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr:n palveluksessa olevilla on vaitiolovelvollisuus.
11. Tietojen säilytysaika
Rekisterin henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa.
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, minkä lisäksi Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oppilaitoksen tietosuojavastaavalle.
Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa oikaisemiseen, täydentämiseen tai poistamiseen.
13. Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen. Oikeutta henkilötietojen poistamiseen ei sovelleta, jos tietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, jos oikeus tietojen poistamiseen estää tai suuresti vaikeuttaa henkilötietojen käsittelyä.
Tietosuojaseloste on nähtävillä osoitteessa https://www.kelloseppakoulu.fi/.