Kellosepäntaidon edistämissäätiö sr /Kelloseppäkoulu
Tietosuojaseloste
Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä 25.8.2022, päivitetty 10.3.2025
1. Rekisterinpitäjä
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr 1. Rekisterinpitäjä
Y-tunnus 0101304-9
Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr
Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin 09 4355770 (vaihde/kanslia)
2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjän edustaja:
Nimi: Rehtori Hanna Harilainen
Osoite: Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr, Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 040 543 9029
Sähköposti: hanna.harilainen@kelloseppakoulu.fi
Rekisterinpitäjän Yhteyshenkilö:
Nimi: Kehityspäällikkö / Apulaisrehtori Milla Sihvonen
Osoite: Kellosepäntaidon Edistämissäätiö sr/Kelloseppäkoulu, Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: +358 40 821 8917
Sähköposti: milla.sihvonen@kelloseppakoulu.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Koulusihteeri Eija Karppinen
Osoite: Kelloseppäkoulu, Vanha maantie 11, 02650 Espoo
Puhelin: 094355770
Sähköposti: kanslia@kelloseppakoulu.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteröityjä tietoja käytetään oppilaitoksen koulutustoiminnan hallinnointiin, opintoihin ilmoittautumiseen, opetuksen ja opiskeluhuollon toteuttamiseen, raportointiin, tilastointiin, opiskelijoiden opintojen läsnäolon seurantaan, kulunvalvontakorttien hallinnointiin, suoritusmerkintöjen kirjaamiseen, arviointiin, opintojen etenemisen seurantaan, tutkintotodistuksen tekemiseen ja käyttäjien väliseen viestintään. Järjestelmästä saadaan tiedot koulutusten maksuliikenteen hoitamiseen, ammatillisten opiskelijoiden ateriakorvausten maksamiseen ja lainalaitteiden myöntämiseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, koulutuksen järjestäminen.
6. Rekisterin tietosisältö
Opiskelijarekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- opiskelijanumero
- sukunimi, etunimet, kutsumanimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot, alaikäisellä vanhempien yhteystiedot
- äidinkieli
- kansalaisuus
- opiskelun päätoimisuus
- saapumisryhmä ja hallinnollinen ryhmä
- osaamisala ja suoritettava tutkinto tai tutkinnon osa(t)
- sovittu henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma
- ammattitaito- tai osaamistavoitteista poikkeaminen
- läsnäolo tieto
- arvioitu opiskeluaika
- tieto siitä, saako opiskelijan tietoja käyttää oppilaitoksen julkaisuissa
- tiedot läsnä- ja poissaoloista
- erityisen tai vaativan erityisen tuen tarve
- ohjaus- ja tukitoimenpiteet, yhteydenottotietoineen
- opiskeluvalmiuksien tukeminen
- kurinpitotoimenpiteet
- urasuunnitelmat
- historiatieto läsnäolosta (manuaalinen päiväkirja)
Opintosuoritusrekisterin tietosisältö:
- tutkinto ja -nimike
- tutkinnon laajuus
- suunnitellut ja suoritetut tutkinnot, tutkinnon osat, tutkinnon osien osat
- suoritetut osaamispisteet
- suunnitelmat työpaikalla järjestettävän koulutuksen jaksoiksi nimettyine vastuullisine työpaikkaohjaajineen ja opettajineen
- suoritettujen opintojen ja näyttöjen sijoittuminen, arvioinnit, päivämäärät ja arvioijien nimet
- osaamisen arvioinnin mukauttaminen
- osaamisen tunnustamiseen johtaneiden opintojen suorituspaikat, arvioinnit ja osaamisen tunnustamisen tehneiden henkilöiden nimet
Opetussuunnittelurekisteri sisältää 1.1.2018 alkaen opiskelijoiden henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman mukaiset opinnot.
Osarekisterissä / erillisissä tiedostoissa:
Lukuvuosittain oppilaitoksessa opiskelleiden kuvat ja/tai nimet esitellään vuotuisessa vuosikertomuksessa.
Erillistiedostoina ovat opiskelijalle päätettyjen kurinpitotoimiin liittyvien kokousten pöytäkirjat ja päätökset.
Erillistiedostoina ovat myös muut, henkilöluettelot, mm. ruokarahojen maksamiseen, kulunvalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmään, oppimisprojekteihin, opintomatkoihin, tapahtumiin, kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin osallistuvista.
7. Tietolähteet
Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään hakemisen/ilmoittautumisen yhteydessä.
8. Tietojen siirto tai luovuttaminen
Henkilötietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle, pois lukien opetukseen liittyviä kansallisia tietokantoja, opiskelun, opiskeluhuollon ja opinto-ohjauksen ammattilaisille sekä perintäasioissa.
Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä ulkopuolista henkilötietojen käsittelijää.
9. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen / Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan oppilaitoksen sisäiseen käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja hakemusten vastaanottajat) käyttöoikeudet.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on se myönnetty.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain It-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa. Paperiset asiakirjat säilytetään ja suojataan niin, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä.
Oppilaitoksen palveluksessa olevilla on vaitiolovelvollisuus.
11. Tietojen säilytysaika
Oppilaitos säilyttää opiskelijoiden henkilötietoja sen ajan, jota kulloinenkin laki ja asetukset vaativat.
12. Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oppilaitoksen tietosuojavastaavalle.
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään valituksi tulemisen yhteydessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa oikaisemiseen.
13. Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen. Oikeutta henkilötietojen poistamiseen ei sovelleta, jos tietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, jos oikeus tietojen poistamiseen estää tai suuresti vaikeuttaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröity voi kieltää henkilötietojensa luovutuksen oppilaitoksen vuotuiseen vuosikertomukseen.
Tietosuojaseloste on nähtävillä osoitteessa https://www.kelloseppakoulu.fi/ .